サラリーマンなら避けて通れない「会議」。
皆さんどうやって参加・開催していますか？
議題だけ決めて、ダラダラと進めていませんか？
GAFAの1つであるAmazonは会議の仕方も先進的です。
この話を聞いたときに、私は感銘を受けました。
先進企業アマゾンでは、経営もスピードが求められます。
会議も恐ろしいほど効率的で、「アマゾンにおける理想の会議は、ほぼ無言で終わる会議」といいます。
今回はAmazonの会議について共有して行きたいと思います。
会議の「ゴール」をしっかり決める
「意思決定する場だったのに、話が発散して何も決まらなかった」
「参加者のアイデアを募るはずだったのに、結局、偉い人の意見で決まった」
これらは、日本企業の会議ではよくある光景です。
アマゾンでは、目的が不明瞭な会議、話が発散する会議は決して行われません。
なぜなら会議のゴール(目的)が最初からが示されているからです。
会議には、さまざまなゴールが考えられます。
アマゾンで行っていた会議を大別すると、
・情報をシェアする会議
・対策を話し合う会議
・アイデアを出し合う会議
・何かを決定する会議
などがあります。
「会議のゴール」とは、議題への回答を出すことです。
たとえば、「対策を決める会議」だとしましょう。
この場合のゴールは、「会議後、この決定をもとに各参加者が次のアクションに移れること」です。
なんとなく対策案だけ出して、役割分担などが決まっていないようなゴールではありません。これでは、また役割分担を決める会議が発生してしまいます。
アマゾンの場合、会議開催者が参加者に、「今回の会議のゴール（目的）」を事前に伝えます。
そして、会議の冒頭で「今回の会議のゴール（目的）」をあらためて告げます。そして、参加者全員が決められた時間内に、ゴールに向けて会議を行います。
「持ち越し」を最小限に抑える努力
ただし、時間内に決められないことも往々にしてあります。議論をしてみたら、想定以上に検討する要素が出てくることがある為です。
けれどもその場合も、
・後日検討する要素を明らかにして持ち帰る
・この会議で決められる要素は決める
・次の会議をできるだけ早いタイミングで行う
など「持ち越し」を最小限に抑える対処をします。特に次の会議は早めに行わないと、参加者の記憶が薄れ、また冒頭からの説明が必要になってしまいます。
アマゾンの会議は「決定すること」を第一にしています。「会議をすること」が目的化することは絶対にありません。
日本企業でありがちな「やってる感」を出す為の会議は存在しないのです。
我々が会議をする場合も、まずはゴールを明確にしましょう。
そうすれば、「なんとなく呼ばれたから参加する」や「会議で話しただけで達成感がある」という事態を避けることができるます。
ゴールとは議題に対する回答だけでなく、参加者が次のアクションを取れる状態にすることです。
プレゼンソフトは使用禁止
アマゾンの会議では、プレゼンソフトを使いません。それにはいくつかの理由があります。
プレゼン資料の出来によって、参加者の受ける印象が変わってしまう
プレゼンソフトは、タイミングに合わせてページを進めたり、アニメーションを使って効果的に見せることができます。
こういった機能を駆使してプレゼンを行えば、参加者たちは「素晴らしい」と感じるでしょう。
一方で、機能を使いこなせず、見た目の悪い資料でプレゼンをすれば、参加者の印象はあまり良くないでしょう。
つまり、「プレゼン(ソフト)の素晴らしさ」が強調されてしまい、肝心の中身が曖昧になってしまうのです。
これって詐欺商法に近いですよね。
箇条書きだらけの資料は、後日読み直すとよくわからない
プレゼン資料でよくある箇条書き。プレゼンテーターは、投影した箇条書きの“行間”を埋める形で話を進めます。
要点を端的に表示しておき、詳細は口頭で行うわけです。これは、プレゼンの常套手段として定着しています。
しかし、後で資料を読み直すと、内容がよくわからないという問題が生じます。
プレゼンテーターが居ない状況では、資料を見ても中身が理解できなくなります。
ちなみに、禁止令を出したのは、CEOのジェフ・ベゾス本人です。
会議で使った箇条書きの資料をジェフが読み返したとき、「こんな資料じゃ何を言いたいのか、よくわからないじゃないか！」と激怒してしまいました。
資料は端的にまとめる
簡単な企画書・報告書は、A4サイズ1ページでまとめます。
トラブル発生に関する報告書の場合、「何が起きたのか？／どういう背景で起きたのか？／どのような対策をとるか？（暫定対策と恒久対策）」などをまとめます。事実を具体的に書くことが重要です。グラフや表を付記したい場合は別添し、枚数にカウントしません。
なお、文章の合間にグラフなどの図を入れ込むことは、「文章が読みにくくなる」という理由で禁止となっています。
日本の資料とは真逆ですね。
年次予算、事業計画書、新事業の企画書、大がかりなプロジェクトの提案書などは、A4サイズ6ページでまとめます。
プロジェクトの提案書の場合、「プロジェクトの概要／財源／目標とする指標」などを簡潔にまとめます。6ページ版の場合も、1ページ版と同様にグラフや表などは別添とし、枚数にカウントしません。
会議の冒頭で資料を読み込む（重要）
アマゾンの会議は“沈黙”で始まります。それは、用意された資料を参加者が読みこむ時間だからです。
沈黙は、1ページなら5分ほど、6ページなら15分ほどです。全員が読み終わったのを確認して、話し合いが始まります。
会議は、資料に対しての質疑応答形式で行います。
「1ページ目で質問ある人はいますか？」という問いかけに対して、
「2行目の文章は、どういう意味ですか？」
「5行目に関しては対策をどう考えているの？」
といった質問を受け、資料の作成者が説明をしていきます。
最終ページまで質疑応答を続け、質問がなくなった時点で会議は終了となります。
これは報告や情報共有の場合ですね。
質疑応答を受けたところは資料修正すれば完璧なんですが、そこまでやってるのでしょうか。
誰も話さず終了する会議が「ベスト」
アマゾンにおける理想の会議は「ほぼ無言で終わる会議」です。
「話し合いのない会議の何が良いの？」と思う方もいるかもしれません。
会議がほぼ無言で終わるのは、「絶賛の証」です。つまり、「質問が出ないほど完璧な資料だった」ということなのです。
最後まで参加者から「質問なし」のまま終わると、全員の拍手で賞賛されます。
最後に
日本企業では「会議で発言しなければ、参加した意味がない」と言って無理やり発言させて時間を取ります。
とにかく会議のための会議が多い印象です。そしてヒエラルキーで意思決定する。
こんなことやってたら、世界から遅れるのも納得です。
必要なことだけ話し合って、さっさと終わる。こんな会議なら良いのですが。
